Zakładanie spółki wiąże się z koniecznością podjęcia szeregu czynności. Wspólnicy zazwyczaj skupiają się na podpisaniu umowy i na złożeniu wniosku o wpisanie spółki do KRS. Natomiast nie wiedzą lub zapominają o formalnościach, których trzeba dopełnić już po zarejestrowaniu spółki i to w niejednokrotnie krótkim terminie, a których niedopełnienie może grozić karą pieniężną w wysokości do 1 000 000 złotych. Mowa tu o dokonaniu zgłoszenia spółki do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych. Ustawa z dnia 1 marca 2018 roku o przeciwdziałaniu praniu pieniędzy oraz finansowaniu terroryzmu zawiera definicję tego, kto jest beneficjenta rzeczywistym w przypadku różnych podmiotów obrotu gospodarczego. Warto od razu podkreślić, że definicje te nie są proste, więc czasami określenie beneficjenta rzeczywistego w zwykłej spółce z ograniczoną odpowiedzialnością może okazać się trudne, a co dopiero w przypadku tworzenia skomplikowanych struktur powiązanych ze sobą podmiotów. Nie można bagatelizować obowiązku dokonania zgłoszenia do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych, ponieważ zauważalna jest tendencja rosnąca w liczby zakresie kontroli przeprowadzanych przez organy administracji publicznej w tym zakresie. Poza tym jedną z instytucji zobowiązanych do sprawdzania danych w Centralnym Rejestrze Beneficjentów Rzeczywistych są banki, które niejednokrotnie odmawiają wykonania operacji finansowych w przypadku braku zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych spółki do Rejestru lub w przypadku niezgodności tych danych z rzeczywistością. Odmowa realizacji wykonania operacji finansowej przez bank może stanowić poważny problem w sytuacji, gdy spółka musi szybko zapłacić za usługi lub towary, żeby płynnie funkcjonować.
Obowiązek zgłoszenia beneficjentów rzeczywistych spółki do Rejestru należy wykonać w terminie 14 dni od dnia wpisania spółki do KRS.
Należy również pamiętać, że do Centralnego Rejestru Beneficjentów Rzeczywistych trzeba również zgłaszać wszelkie zmiany beneficjentów rzeczywistych wynikające np. ze sprzedaży udziałów i akcji lub zmiany członków zarządu spółki. Te dane trzeba zgłaszać do CRBR w terminie 14 dni od ich zmiany w Krajowym Rejestrze Sądowym, a w przypadku zmian, dla których skuteczności nie jest wymagany wpis do Krajowego Rejestru Sądowego, w terminie 14 dni od dnia ich dokonania.
Zgłoszenia danych do CRBR po założeniu spółki i wpisaniu jej do KRS oraz aktualizacji tych danych dokonuje się na specjalnej rządowej stronie internetowej.
Warto przy wypełnianiu tej formalności skorzystać z pomocy radcy prawnego, aby na podstawie skomplikowanych przepisów prawnych prawidłowo określić beneficjenta rzeczywistego, a następnie prawidłowo zgłosić go do CRBR i uniknąć kary pieniężnej.
